LGPD no RH: entenda como adequar sua empresa

Quer saber o que é LGPD e suas implicações para o RH? Explicaremos nesta matéria. Confira!

Publicada em 2018, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impulsionou uma série de mudanças em todos os setores do mercado. As novas disposições sobre o tratamento de informações pessoais, com o objetivo de proteger a privacidade, a liberdade e a dignidade do usuário, determinaram a rearticulação de processos em todas as áreas. 

A LGPD no RH, nesse sentido, também demandou a reavaliação de processos. Especialmente para as empresas digitalizadas, que coletam, armazenam e tratam dados, é fundamental estar atento aos princípios da LGPD para evitar responsabilizações e promover confiança e credibilidade no mercado. 

Pensando nisso, elencamos alguns tópicos indispensáveis sobre a LGPD no RH. Acompanhe!

Para facilitar sua leitura, veja os tópicos abordados nesta matéria:

• O que é a LGPD?
• Quem está sujeito à Lei?
• O que diz a LGPD?
• Qual o seu papel no setor de RH?
• Como adequar o RH à LGPD?
  • LGPD e recrutamento
  • Desligamento
  • Trabalho remoto

O que é a LGPD?

Em um mundo cada vez mais digital, no qual os dados se tornam valiosos para as empresas, se tornou necessário estabelecer certos princípios e promover boas práticas que garantem ao usuário direitos fundamentais.

É exatamente essa a função da Lei 13.709/2018 ou LGPD. Por meio dela, busca-se um cenário de segurança jurídica e proteção aos cidadãos, especialmente aqueles mais vulneráveis, contra eventuais abusos e utilizações indevidas de informação.

Quem está sujeito à Lei?

O artigo 1º da LGPD esclarece que estão sujeitos às disposições gerais as pessoas naturais ou jurídicas, tanto de direito público quanto de direito privado. 

Estão protegidas pela lei as pessoas naturais. A legislação, por sua vez, se aplica às operações de coleta, armazenamento e tratamento de dados realizadas no Brasil, cujo objetivo seja a oferta ou o fornecimento de bens e serviços. 

Em seu artigo 5º, I, a LGPD esclarece que dado pessoal é toda informação relacionada a uma pessoa natural, seja ela identificada ou identificável.  

O que diz a LGPD?

A lei estabelece alguns princípios que devem guiar o tratamento de dados no RH. Além da boa-fé, o gestor deve se atentar para:

• finalidade e adequação: o tratamento de dados deve servir para fins legítimos e específicos, compatíveis com a informação original atribuída ao titular.
• necessidade e livre acesso: as operações devem se limitar ao mínimo necessário para realizar a sua finalidade, garantindo livre acesso e consulta aos titulares dos dados.
• qualidade dos dados: é preciso garantir aos usuários exatidão, clareza e atualização dos dados para que cumpram o seu objetivo.  
• transparência, segurança e prevenção: o gestor deve assegurar que as informações sobre o uso de dados sejam claras e acessíveis, além de adotar todas as medidas técnicas cabíveis para proteger dados de acessos não autorizados.  
• não discriminação: a lei ainda veda a realização de tratamento de dados para fins ilícitos, abusivos ou discriminatórios. 

Por fim, as pessoas sujeitas à lei devem prestar contas ao usuário sobre a observância da lei e o cumprimento das normas, sob pena de responsabilização. 

Qual o seu papel no setor de RH?

O RH é, sem dúvidas, uma das áreas mais impactadas pela LGPD. Afinal, lida com informações sensíveis dentro das empresas ao mapear a jornada dos candidatos, desde o recrutamento e seleção até o desligamento. 

Dados sensíveis, cabe esclarecer, são aqueles com com maior potencial de dano, como origem étnica, convicção política ou religiosa entre outros.

Nesse sentido, nas atividades internas, é cobrado do gestor uma adequação dos processos de coleta, tratamento, armazenamento ou descarte de dados pessoais. Pode ser necessário o suporte do jurídico para entender as falhas e melhores medidas para o setor. Entre as atividades que podem ser impactadas, por exemplo, estão:

• recepção e armazenamento de currículos;
• manutenção de informação sobre os colaboradores;
• compartilhamento de dados com outras empresas ou órgãos públicos;
• dados relativos à contratação e comunicação online.

Como adequar o RH à LGPD?

Como visto, a LGPD no RH pode impactar uma série de processos, trazendo a necessidade de rever toda a cultura de controle e monitoramento do time. Nesse sentido, é importante que haja uma mudança de perspectiva sobre o tratamento de dados. 

Para tanto, pode ser necessário investir em treinamento, contar com equipes especializadas na área da Tecnologia ou do Direito e criar novas políticas internas para o setor. Confira agora algumas medidas que você pode incorporar no RH!

Recrutamento e seleção

Em primeiro lugar, um dos pilares da Lei Geral de Proteção de Dados é o consentimento. Nos processos de recrutamento, em que será manipulada uma série de informações, é importante garantir a transparência absoluta aos candidatos.

Desde a pré-seleção, vale informar sobre a possível manipulação de dados com ferramentas de Inteligência Artificial, armazenamento em banco de dados entre outros.

Obtenha autorização em todas as etapas e permaneça à disposição para qualquer esclarecimento. Sem dúvidas, isso também auxiliará na estratégia de Employer Branding. 

Desligamento

Na fase de desligamento de um colaborador, a atenção deve se voltar tanto para os dados que serão excluídos quanto para os que serão mantidos em posse da empresa. Para as informações que precisarão ser excluídas, é importante se atentar para a segurança e privacidade em todos os dispositivos de armazenamento, inclusive arquivos de backup. 

Para os dados mantidos, por força de lei, aplicam-se todos os cuidados já mencionados. Da mesma forma, vale manter o colaborador informado sobre esses procedimentos. 

Trabalho remoto

Nos últimos anos, diversas empresas adotaram o modelo de trabalho remoto. E, mesmo nas organizações mais tradicionais, não é rara a manutenção de colaboradores externos. Nesse sentido, vale tomar alguns cuidados em relação à LGPD.

Por exemplo, o estabelecimento de uma estrutura de segurança para as informações compartilhadas remotamente e autorização para o registro de mensagens. Também vale a pena garantir treinamento ao time, especialmente em relação aos acessos.

Sem dúvidas, a Lei Geral de Proteção de Dados é um marco importante no cenário jurídico brasileiro. Especialmente para o setor de Recursos Humanos, que tem acompanhado as inovações no RH e se digitalizado, o desafio é contornar riscos de operação.

Sendo assim, é fundamental realizar um diagnóstico preciso da empresa, ajustar procedimentos em conjunto com a equipe jurídica e de Tecnologia e treinar continuamente os colaboradores para as melhores práticas. É importante que essas ações promovam uma nova cultura voltada para os princípios da LGPD.

E então? Gostou do conteúdo? Agora que você já sabe como adequar a sua empresa, não deixe de conferir como a Creditas pode ser sua parceira na gestão de RH!