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Informe de rendimentos: como disponibilizar ao colaborador?

Documento registra os ganhos do colaborador no ano anterior e deve ser utilizado para sua declaração do IR

por Marilia Ferro

Postado em 26 de maio, 2023

Informe de rendimentos: como disponibilizar ao colaborador?

Quer saber como disponibilizar informe de rendimentos para o colaborador? Então você está no lugar certo. Nesta matéria, entenda como fornecer o documento e quais informações devem conter.

O período de declaração do Imposto de Renda é uma época importante para empresas e colaboradores. Uma das obrigações das empresas nesse processo é fornecer o informe de rendimentos aos seus integrantes.

Esse documento é essencial para que os colaboradores possam realizar suas declarações de forma correta e evitar problemas futuros com a Receita Federal. Afinal, se a empresa não emite corretamente o informe de rendimentos para seus colaboradores, isso pode acarretar uma série de consequências indesejadas

Quer saber tudo o que precisa sobre esse assunto? Então, confira as informações a seguir relacionadas à emissão de informes de rendimentos para colaboradores.

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Para facilitar sua leitura, veja os tópicos abordados nesta matéria:

O que é e qual a função do informe de rendimentos?

O informe de rendimentos é um documento essencial para a declaração do Imposto de Renda que contém informações detalhadas sobre os ganhos e rendimentos do indivíduo em um determinado período, abrangendo desde depósitos até investimentos.

No caso dos colaboradores de uma empresa, o informe de rendimentos deve incluir dados como a identificação da fonte pagadora e do beneficiário, rendimentos tributáveis, rendimentos isentos e não tributáveis, rendimentos com tributação exclusiva, rendimentos recebidos acumuladamente e valores totais.

Além disso, o informe de rendimentos também pode conter informações sobre os descontos no salário do colaborador, tais como contribuições previdenciárias, imposto de renda retido na fonte e outras deduções permitidas por lei, tanto em verbas de natureza remuneratória quanto indenizatória.

Tanto para empresas quanto entidades como bancos e corretoras financeiras, é obrigatório fornecer o informe de rendimentos para colaboradores e clientes. 

Tipos de informe de rendimentos

  • informe de rendimentos do INSS: pensionistas do INSS podem obter o informe de rendimentos específico do benefício. Ele pode ser obtido pela internet através do Meu INSS ou presencialmente mediante agendamento.
  • informe de rendimentos SIGEPE: servidores públicos federais precisam do informe de rendimentos do SIGEPE. Ele está disponível a partir do sistema SIGAC pelo Portal do Servidor.
  • informe de rendimentos do banco: é obtido a partir do acesso à plataforma do banco ou aplicativo. Geralmente fica disponível durante o período de declaração do Imposto de Renda. Quem tem contas em vários bancos precisa solicitar um informe de rendimentos de cada um.
  • informe de rendimentos de investimentos: corretoras financeiras são responsáveis por fornecer o informe de rendimentos relacionados aos investimentos feitos pelo cliente. Mesmo para investimentos não tributáveis ou com impostos retidos na fonte, é essencial declarar os bens.

Prazo e penalidades

De acordo com as regras atualmente em vigor, as empresas têm até o último dia útil do mês de fevereiro para fornecer os informes de rendimentos aos seus colaboradores. Ou seja, até essa data, as empresas devem disponibilizar os documentos que contêm todas as informações relevantes sobre os rendimentos recebidos pelos colaboradores durante o ano anterior.

Caso a empresa não cumpra o prazo estabelecido para o envio dos informes de rendimentos, ela estará sujeita a penalidades e multas impostas pela Receita Federal. Isso também vale no caso da entrega de informes com dados omitidos, inexatos ou incorretos.

Como disponibilizar o informe de rendimentos ao colaborador?

A responsabilidade de gerar informes de rendimentos recai sobre todas as empresas que tenham realizado pagamentos sujeitos a retenção na fonte do Imposto de Renda durante o ano-calendário anterior. Mesmo que o informe esteja zerado, é prática comum que as empresas e instituições enviem esse documento anualmente para que seja utilizado na Declaração de Imposto de Renda e também no INSS.

A seguir, confira um passo a passo com tudo o que você precisa fazer para disponibilizar o informe de rendimentos dos colaboradores da sua empresa.

Colete os dados

Comece reunindo todas as informações necessárias para a elaboração dos informes de rendimentos dos colaboradores. Isso inclui detalhes como o valor total anual dos rendimentos, deduções, benefícios, Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) e outras informações relevantes.

Dependendo do número de colaboradores da empresa, pode ser impraticável fazer tudo isso manualmente. Então, vale a pena optar por um software que otimize esse processo.

Organize as informações

Depois da etapa de coleta de dados, naturalmente é preciso organizá-los antes de utilizá-los para gerar seus informes de rendimentos. Ou seja, dedique um tempo para garantir que essas informações estejam devidamente cadastradas no seu sistema para que seja possível consultá-las depois.

Além disso, certifique-se de que todos os dados exigidos pela Receita Federal estejam presentes e devidamente organizados, seguindo as especificações definidas.

Gere os informes

Utilizando um sistema de processamento de folha de pagamento, software contábil ou outra possibilidade equivalente, chega o momento de gerar os informes de rendimentos com base nos dados que você coletou e organizou.

Essas ferramentas costumam ter recursos específicos para a criação dos relatórios, facilitando o processo.

Revise os dados disponíveis

Verifique minuciosamente os informes gerados para garantir que todas as informações estejam corretas e coerentes.

Além disso, certifique-se de que nenhum dado importante esteja faltando e que os cálculos estejam precisos. Afinal, a empresa pode ser penalizada por entregar informes com problemas como esses.

Envie os informes aos colaboradores

Agora, basta escolher uma forma de disponibilizar os informes aos colaboradores. Você pode enviar os informes por e-mail, hospedá-los em um portal de autoatendimento interno da empresa ou até mesmo entregá-los em formato impresso diretamente a eles.

Seja como for, o mais importante é optar por um método de entrega que seja conveniente tanto para a empresa quanto para os colaboradores.

Ofereça o suporte adequado

Mesmo depois de enviar os informes de rendimentos, isso não significa que o seu trabalho acabou. Afinal, é preciso prestar um suporte adequado para os seus colaboradores, caso eles precisem.

Ou seja, esteja disponível para responder a eventuais dúvidas ou problemas que os funcionários possam ter ao acessar ou interpretar os informes de rendimentos. 

Disponibilizar o informe de rendimentos do colaborador é uma das responsabilidade das empresas, e seguir os procedimentos corretos é fundamental. Afinal, ao garantir a entrega do documento até o prazo estabelecido, as empresas demonstram comprometimento com a transparência e o cumprimento das obrigações fiscais. Então, baseie-se nas informações que trouxemos acima para não ter mais dúvidas.

Gostou do conteúdo? Agora que você já sabe como disponibilizar o informe de rendimentos aos colaboradores, descubra como o RH Estratégico pode contribuir para sua empresa!

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