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Como assinar carteira de trabalho digital do colaborador?

A Carteira de Trabalho Digital é uma grande aliada do RH por simplificar o processo de contratação de novos colaboradores. Aprenda como é simples fazer esse registro no sistema do e-Social.

por Leonardo Cruz

Atualizado em 19 de julho, 2022

Quer saber como assinar carteira de trabalho digital? Então você está no lugar certo. Nesta matéria, você encontra um guia completo para entender como fazer a assinatura e simplificar a contratação de novos colaboradores.

 Carteira de Trabalho Digital é uma versão eletrônica da carteira de trabalho que traz todas as informações do funcionário em um único documento. Esse documento pode ser assinado digitalmente, ou seja, com muito mais praticidade do que a forma atual e sem a necessidade de emitir o recibo de recolhimento e devolução da carteira como é feito atualmente. Para facilitar sua vida nesse processo de assinatura, o RH Estratégico preparou um conteúdo especial para explicar questões importantes sobre a CTD. Nesta matéria você vai entender:

O que é a Carteira de trabalho digital? 

A carteira de trabalho digital é um documento eletrônico criado para modernizar o acesso às informações da vida laboral do colaborador. Essa versão digital contém as informações pessoais e profissionais de um trabalhador. Ela substitui a carteira de trabalho em papel e possui dados como nome, endereço, data de nascimento, CPF, cartão de PIS / NIT, cartão do RG e foto.

O documento é emitido pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e pode ser acessado online pelo trabalhador ou pelo empregador. A carteira de trabalho digital tem várias vantagens, como a facilidade de acesso às informações, a segurança dos dados e a possibilidade facilmente uma alteração no documento.

Para acessar a versão digital da Carteira de Trabalho, basta baixar gratuitamente o aplicativo na loja virtual (Apple Store da Apple e no Play Store do Android). Ou acessar via Web, por meio deste link.

Como registrar o funcionário na CTPS digital

Abaixo você encontra tudo que é preciso fazer para registrar seu colaborador utilizando o eSocial e a CTPS digital

Cadastre-se no eSocial

Antes de realizar a admissão dos novos colaboradores, sua empresa precisa realizar o cadastro no eSocial. O eSocial é o nome simplificado utilizado para se referir ao "Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas".

É a partir dessa plataforma que você irá inserir as informações dos seus colaboradores.

Reúna o dados de todos os colaboradores

Com o cadastro no eSocial resolvido, o próximo passo é entrar em contato com os colaboradores e reunir o número do CPF e os documentos exigidos por lei de cada um deles. As informações básicas são:

  • Número do CPF
  • Data de nascimento;
  • Data de admissão;
  • Matrícula do empregado;
  • Categoria do trabalhador;
  • Natureza da atividade (urbano/rural);
  • Código da Classificação Brasileira de Ocupações - CBO;
  • Valor do salário contratual; e
  • Tipo de contrato de trabalho em relação ao seu prazo, com a indicação do término quando se tratar de contrato por prazo determinado.

Envie o evento S-2200/S-2300

Esses eventos registram a admissão do colaborador seja ele TSVs ou não . Ele também serve para o cadastramento inicial de todos os vínculos ativos pelo declarante, na data do início da obrigatoriedade de envio dos eventos não periódicos, com seus dados cadastrais e contratuais atualizados.

Será preciso transmitir esse evento para o eSocial até 1 dia antes do início desse colaborador e seu envio tem valor de assinatura de carteira. Para ficar mais claro, se o colaborador iniciará no dia 01/07, o prazo final para enviar esse evento é o dia 30/06. Você pode enviar esses dados com até 30 dias de antecedência, por isso não deixe para fazer na última hora.

Envie o evento S-2190

Se você não conseguiu realizar o envio dos eventos acima por não ter todas as informações necessárias é possível realizar o envio do evento S-2190 (Admissão Preliminar), que possui informações simplificadas.

É importante destacar que é imprescindível complementar as informações da admissão e regularizar o registro do colaborador em até 15 dias do mês subsequente ao da sua entrada.

Tire suas dúvidas sobre a CTPS digital

Abaixo estão as respostas para as principais dúvidas sobre o processo de admissão via CTPS digital.

Como orientar seu colaborador a fazer o download da CTPS digital?

O download da CTPs digital é relativamente simples, bastando o trabalho acessar a loja de aplicativos de seu celular (Android ou IOs) e procurar por "Carteira de Trabalho Digital".

Para facilitar seu uso, o Ministério do Trabalho criou um guia ilustrado para fazer o processo de download  da CTPS digital. Em caso de dúvidas é uma ótima referência para seus colaboradores.

Como o colaborador acessa a carteira de trabalho digital?

O portal Gov.br criou um tutorial bem simples sobre o que o colaborador deve fazer para obter e acessar a carteira de trabalho digital. Se você tem dúvidas sobre como orientar sua equipe, basta asssitir o vídeo abaixo.

Colaborador pode jogar a carteira de trabalho física fora? 

Não, apesar do registro ser digital, a CTPS ainda servirá para comprovar seus vínculos anteriores. Mesmo esses dados podendo aparecer na versão digital é importante guardar o documento original.

Carteira de Trabalho Digital não tem PIS, e agora?

O PIS é um número gerado pela Caixa Econômica Federal, por isso ele não é gerado ao fazer o registro na CTPS digital, sendo responsabilidade do empregador fazer sua solicitação através do sistema de Conectividade Social da Caixa Econômica.

O que fazer se o colaborador tem dados errados na CTPS?

Isso pode ocorrer para os contratos mais antigos devido a divergências entre a versão física e digital. Se esse erro for posterior a setembro de 2019 e forem referentes ao contrato de trabalho atual será preciso solicitar a correção via eSocial.

Como o colaborador encontra o número da sua carteira de trabalho?

Esse número agora é o mesmo número do CPF.

Colaborador que não possui celular tem outra forma de acessar a CTPS digital?

Sim, colaboradores que não possuem celular podem acessar a CTPS digital via o portal de serviços do governo.

Espero que você tenha conseguido tirar todas as suas dúvidas sobre como assinar a carteira de trabalho digital do colaborador. Se quiser saber mais sobre o tema, saiba que o RH Estratégico tem tudo que você precisa para otimizar processos e alcançar melhores resultados.

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